Importare i contatti e leggere lo storico delle importazioni

Tempo di lettura: 8 minuti

Difficoltà: Base

Creare una lista con un NOME e una TIPOLOGIA idonea per i nostri scopi è il primo step verso un uso ordinato e funzionale della piattaforma 4Dem, ma una lista vuota non è molto utile, il secondo step sarà quindi popolare la nostra lista con i contatti in nostro possesso.

 Andando su LISTE (menu verticale di sinistra), ci comparirà un elenco dal quale potremo selezionare le liste su cui vogliamo agire.

In questa guida:

Come importare i contatti

Per poter giungere alla funzione di aggiungi iscritti possiamo seguire due strade:

  • la prima tramite un click sull’icona “Aggiungi iscritti” ;
  • la seconda tramite click sul nome della lista, selezionare “Azioni iscritti” dal menu orizzontale quindi “aggiungi iscritti”.

Ora scegli il metodo d'importazione tra:

COPIA E INCOLLA - con piccoli accorgimenti puoi aggiornare fino a 100 indirizzi per volta;

IMPORTA DA EXCEL - carica fino a 50.000 contatti direttamente da foglio Excel o CSV;

INSERIMENTO SINGOLO - per inserire un indirizzo per volta, azione molto utile quando ci si trova a dover aggiungere un singolo contatto.

CONNETTI UN DATABASE - se hai un database esterno e vuoi caricarlo su 4Dem questa opzione ti permette di sincronizzare facilmente la tua lista, senza importazioni manuali, e dandoti la possibilità di settare ogni quanto tempo effettuare automaticamente l’aggiornamento.


Copia e incolla

Tramite questa opzione consigliamo di importare fino ad un massimo di 100 indirizzi per volta.

Inserisci gli indirizzi nel campo “ INDIRIZZI” nel caso di numeri di telefono poni attenzione a riportare il numero con il prefisso internazionale e senza spazi (es. +391231233243).

Ricordati di separare i dati aggiuntivi agli indirizzi email con un separatore.

Il separatore può essere una virgola, un punto e virgola o una tabulazione.

Esistono più opzioni perché potresti avere un database proveniente ad esempio da sistemi esterni (ERP, CRM, GESTIONALI ECC).

Se scegli ad esempio la virgola i dati dovranno essere inseriti in questo modo:

Dopo aver inserito gli indirizzi clicca sul pulsante SUCCESSIVO e passa allo step inerente alla mappatura dei campi.


Import da Excel

Puoi decidere di importare un semplice excel oppure un file csv.

Import di un Excel

Puoi importare file excel solo nel formato .xlsx

L’importazione tramite file CSV, letteralmente COMMA SEPARATED VALUES, ovvero dati separati da virgola, permette di aggiungere in modo massivo indirizzi email e dati degli iscritti.

Suggeriamo sempre l’uso di EXCEL o di software similare per ordinare al meglio i dati da importare. Il file andrà salvato in formato CSV tramite l’opzione SALVA CON NOME - CSV(DELIMITATO DAL SEPARATORE DI ELENCO).

Struttura

E’ importante avere un dato diverso per ogni colonna del file.

Questo ti aiuterà ad ordinare i dati a disposizione e importarli correttamente.

Un database ordinato e ricco di informazioni sarà la tua fortuna e potrai ottimizzare i risultati del tuo email marketing.

Dopo aver creato un file come quello che ti abbiamo mostrato occorrerà caricarlo nel sistema mediante UPLOAD con un Click sull’icona “Carica” e selezionando il file dal tuo computer.

Successivamente è importante scegliere il separatore tra i dati e gli eventuali simboli che racchiudono i dati stessi.

Se crei un file come quello mostrato nell’ esempio (un dato per colonna) l’importazione va fatta scegliendo PUNTO E VIRGOLA (valore di default) e nessun simbolo alla voce CAMPI RACCHIUSI DA.

Il separatore dei campi per questo tipo di file è nella maggior parte dei casi il punto e virgola. Questa è una convenzione, ma può variare in base al sistema usato.

Vediamo qualche caso di uso comune.

Negli esempi abbiamo ipotizzato che il caricamento venga effettuato da un file TXT con i dati: NOME – COGNOME – INDIRIZZO EMAIL – PROFESSIONE – CITTÀ.

STRINGA CARICATA SEPARATORE CAMPI RACCHIUSI DA
Nome, cognome, indirizzo@email.it, avvocato, torino virgola Non racchiusi
Nome;cognome; indirizzo@email.it;avvocato;torino Punto e virgola Non racchusi
Nome cognome indirizzo@email.it avvocato torino Tabulazione Non racchiusi
“Nome”, “cognome”, “ indirizzo@email.it”, “avvocato”, “torino” Virgola Virgolette
‘Nome’, ‘cognome’, ‘ indirizzo@email.it’, ‘avvocato’, ‘torino’ Virgola Apice

Dopo aver scelto tutte le opzioni ti basterà cliccare su SUCCESSIVO per passare allo step relativo alla mappatura dei campi.


Mappatura dei campi

La mappatura dei campi consiste nell’ abbinare i dati inseriti con i campi personalizzati presenti su 4Dem.

Quindi se hai inserito, oltre all’indirizzo email, anche dei campi NOME, COGNOME come in questo esempio dovrai avere analoghi campi presenti su 4Dem.

Non sai come creare i campi personalizzati?

leggi la guida 

Attraverso la mappatura potrai associare i dati ai campi presenti su 4Dem come in questo caso:

Nell’esempio abbiamo evidenziato l’associazione dei campi (a sinistra) individuati da 4Dem con i campi presenti (a Destra) nel sistema.

Nel caso in cui un campo non sia presente o non è stato creato, come nel caso del cognome dell’esempio sopra riportato, potrai scegliere di scartarlo ovvero non importarlo ( SCARTA QUESTO DATO).

Ricorda che l’unico campo obbligatorio per una lista STANDARD è l’indirizzo email, mentre per SMS e SMS+EMAIL è il numero di telefono.

Prima di cliccare sul pulsante SUCCESSIVO per concludere questa importazione hai ancora un’importante opzione da valutare.

Eccola:

Si tratta di un’istruzione che passerai a 4Dem durante l’importazione per rispondere a una domanda molto importante << In caso di indirizzi DUPLICATI come mi devo comportare?>>

4Dem ti consente di aggiornare i dati degli indirizzi già presenti nel sistema, in questo caso lascia la spunta come nell’esempio sopra. 4Dem andrà a sovrascrivere o aggiungere dati nuovi agli indirizzi email duplicati in caso questi vengano importati.

Se invece non desideri aggiornare i dati degli indirizzi DUPLICATI, ma vuoi scartarli durante l’importazione basta spuntare l’opzione sotto e 4Dem nello step successivo ti evidenzierà  eventuali indirizzi duplicati.

Quando sei pronto per l’importazione clicca su “SUCCESSIVO”.


Inserimento singolo

Abbiamo aggiunto questa funzionalità per semplificare l’importazione di nuovi contatti quando questi sono pochi, in particolare quando è uno solo.

Il sistema mostrerà un form di iscrizione che andrà compilato con tutte le informazioni in tuo possesso.

L’unico campo obbligatorio è l’indirizzo email per liste standard (vedi screen sotto),

e telefono cellulare principale per liste sms/sms+email (vedi screen sotto), gli altri campi sono a tua discrezione.

Ricorda che un database ricco e aggiornato è il segreto di ogni vero email marketer.

Prima di cliccare sul pulsante SUCCESSIVO per concludere questa importazione hai ancora un’importante opzione da valutare.

Eccola:

Si tratta di un’istruzione che passerai a 4Dem durante l’importazione e gli consente di rispondere alla seguente domanda <<in caso di indirizzi DUPLICATI come mi devo comportare?>>.

4Dem ti consente di aggiornare i dati degli indirizzi già presenti nel sistema, in questo caso lascia la spunta come nell’esempio e 4Dem andrà a sovrascrivere o aggiungere dati nuovi agli indirizzi email duplicati in caso questi vengano importati.

Se invece non desideri aggiornare i dati degli indirizzi DUPLICATI, ma vuoi scartarli durante l’importazione, basta selezionare l’altra opzione e 4Dem importerà solo i nuovi contatti senza aggiornare quelli già presenti.

Definito questo passaggio clicca su SUCCESSIVO per completare il processo di importazione.


Analisi contatti

Qui la piattaforma ti segnalerà se ha rilevato possibili contatti che potrebbero compromettere la tua reputazione e potrai visualizzare i contatti tramite click sull'icona DOWNLOAD. Puoi decidere anche di non importare i contatti ed escluderli dall'importazione spuntando la voce "Escludi dall'importazione".

Nota:

Anche se importerai le anagrafiche pericolose a queste non potrai inviare alcuna comunicazione.

Durante l’importazione 4Dem esclude automaticamente gli indirizzi email non corretti sintatticamente fornendoti a fine processo la possibilità di scaricare un file con gli indirizzi riconosciuti come non corretti.


Report e storico importazioni

Al termine del processo di import ti verrà fornito un report con quanto successo durante l'importazione.

Ecco le informazioni che trovi e come leggerle:

  • - Righe totali rilevate: sono le righe rilevate sul tuo file dalla tua importazione.
  • - Contatti importati: è il numero dei contatti che sono stati correttamente importati/aggiornati
  • - Contatti duplicati: è il numero di contatti già presenti in lista e non aggiornati
  • - Errori rilevati/righe non importate: è il numero di contatti o righe non importati perché errati
  • - Contatti generici/rischiosi: sono le anagrafiche generiche o rischiose rilevate durante l'importazione

Errori comuni

  1. Molto spesso può capitare che un file presenti più valori duplicati al suo interno e che quindi il numero delle righe rilevate sia più alto dei contatti importati.
  2. Fai attenzione che tutti i dati siano presenti e siano formattati correttamente.
  3. I contatti già presenti in lista e che vengono aggiornati sono comunque conteggiati come contatti importati.
  4. Fai attenzione che non ci siano spazi all'inizio o alla fine del campo indirizzo email.
  5. Il file excel utilizzato per l'import non deve avere formattazioni, filtri o funzioni al suo interno.
  6. I dati contenuti nel file devono essere inseriti tutti nel medesimo foglio di excel.

Leggero lo storico

All' interno della lista hai a disposizione uno storico di tutte le importazioni effettuate tramite la consolle che può rivelarsi molto utile per verificare le informazioni principali e capire se c'è stato qualche problema.

Dalla dashboard di lista vai sulla voce "Azioni iscritti", quindi dal menu a tendina  seleziona "Storico importazioni"

Riassumendo:

  • Presta attenzione che i tuoi file siano correttamente strutturati (campi incolonnati, nessun filtro/funzione/formattazione).
  • Crea i campi personalizzati di cui hai bisogno.
  • Scegli un metodo d'importazione.
  • Associa i campi personalizzati ai dati importati.
  • Analizza l'anagrafica e procedi all' importazione
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