Cosa fare in caso di errori durante l'importazione in lista

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Difficoltà: Base

La chiave del successo di una buona strategia di email marketing è avere un database di qualità.

Un database di contatti può essere memorizzato all'interno di un servizio di software di email marketing con lo scopo di inviare massivamente email promozionali o newsletter. Ecco dunque come creare un database di contatti a prova di importazione in una piattaforma di email marketing.

In questa guida:

• Creare un database con Excel
• Come salvare un file in CSV
• Errori comuni in fase di import

Creare un database con Excel

Il modo migliore per creare un database di contatti è farlo attraverso Excel.

Avvia Excel richiamandolo dal menu Start di Windows (l’icona a forma di bandierina collocata nell’angolo inferiore sinistro dello schermo) o dalla cartella Applicazioni di macOS e pigia sul pulsante Cartella di lavoro vuota.

A questo punto, utilizza la riga numero 1 del foglio di lavoro per impostare i titoli dei campi (ad es. la cella A1 per email B1 per Nome, C1 per Regione e così via), e utilizza le righe successive per creare i vari record del database.

Se per esempio volessi creare un record relativo ad un contatto (es. Luca Rossi), dovresti inserire in A2 il testo luca.rossi@gmail.com, in B2 Luca, in C2 la regione di provenienza, e via discorrendo.

Come salvare un file in CSV

l csv, letteralmente Comma Separated Values, è un formato di file basato su testo, generalmente utilizzato per l'esportazione o l'importazione di fogli elettronici (Excel) o database.

Cosa sono i separatori

Ogni riga di testo di un file csv corrisponde a una riga/record del tuo foglio elettronico o database, mentre le colonne dei differenti campi dei contatti vengono identificate all'interno del file di testo tramite i "separatori" ovvero degli elementi che indicano l'inizio e la fine di una determinata colonna e ne delimitano il contenuto.

Se prendiamo come esempio un database come quello dell'immagine sopra, una sua trasposizione in formato csv è:

"NOME" ; "COGNOME" ; "EMAIL" ; "CITTA' " ; "UOMO" ; "DONNA" ; "PROFESSIONE"

"Mario" ; "Rossi" ; "mario@dominio.it" ; "Roma" ; "S" ; "N" ; "Idraulico"

"Paolo" ; "Bianchi" ; "paolo@dominio.com" ; "Milano" ; "S" ; "N" ; "Avvocato"

"Maria" ; "Verdi" ; "maria@dominio.net" ; "Torino" ; "N" ; "S" ; "Commercialista"

In questo caso possiamo vedere come il punto e virgola rappresenti l'elemento che separa le colonne del nostro database, mentre le virgolette racchiudano  i valori all'interno della singola cella.

Non esiste uno standard che determini quali siano i separatori di un file csv, presta pertanto sempre attenzione a quando importi un file csv di selezionare quelli utilizzati dal tuo file.

Per creare un file CSV, parti quindi da un foglio di excel, o di software similare, per ordinare i dati da importare, quindi procedi a salvare il file tramite “SALVA CON NOME”.

Seleziona ora il formato in cui desideri salvare il file aprendo la select "Salva come:" e impostando "CSV (delimitato da separatore di elenco)"

Se volessi verificare con esattezza i separatori che sono stati applicati, ti basterà aprire il file CSV con il notepad (blocco note) di Windows e guardare quale separatore è stato inserito.

Presta attenzione che i dati contenuti nel tuo file non contengano elementi uguali ai separatori.

Se per esempio importi un indirizzo contenente una virgola che separa la via dal numero civico questo potrebbe causare problemi se il separatore utilizzato è anche esso una virgola in quanto la prima virgola verrebbe riconosciuta come separatore e comprometterebbe la lettura del campo. 

Errori comuni in fase di import

Prima di salvare il tuo file controlla che questo non contenga caratteri speciali come:

*\ / > < ^ # _ lettere accentate sostituite da simboli

La presenza di caratteri speciali e simboli può causare errori in fase di caricamento di un file all’interno di una piattaforma. Per cercare eventuali caratteri speciali, oltre allo scorrimento manuale, puoi ricorrere alla funzionalità “trova e sostituisci” di Excel. 

Tendenzialmente gli errori più comuni che puoi commettere in fase di import di un database salvato in CSV sono:

• Errore causato da un delimitatore errato (scelta fra virgola e punto e virgola).
• il file contiene caratteri speciali o simboli (come visto sopra)

Il delimitatore è il carattere che separa i campi e i valori in un file di foglio elettronico. Quando l’importatore non riconosce il delimitatore corretto, può leggere il file in modo da combinare tutte le colonne in un'unica riga o suddividerle a intervalli errati. 

Pertanto, quando si tratta di un delimitatore errato, è necessario modificarne l’impostazione.

Esempio: di seguito è riportato un caso di errore che può verificarsi quando si importa un elenco di contatti con un delimitatore errato (nel caso in questione il separatore errato selezionato è il punto e virgola). Notare come tutte le informazioni su Luca Rossi vengono eseguite insieme, separate solo da virgole.

Puoi risolvere questo problema modificando il delimitatore in “Virgola”. 

Ora nota come le informazioni di Luca Rossi sono separate in campi diversi invece di essere raggruppate insieme.

Altri errori comuni in cui potresti imbatterti in fase di importazione sulla piattaforma dei tuoi contatti, sono:

• Se utilizzi il campo “telefono cellulare principale”, ricordati sempre di inserire nel tuo file, prima del numero, il prefisso internazionale (es. +393342233222). Il campo "telefono cellulare principale" serve ad inviare campagne SMS. Pertanto, se non sei interessato ad utilizzare gli SMS puoi creare un campo personalizzato di testo che puoi rinominare come  “telefono”.
• Se hai già creato una lista e stai importando dei nuovi contatti, ricorda di verificare che ci sia una corretta corrispondenza tra campi obbligatori impostati sulla piattaforma e campi presenti nel tuo file. Se nel tuo file mancano delle informazioni obbligatorie, l’import fallirà.
• Nella fase successiva alla mappatura, controlla con cura le impostazioni selezionate. se la tua lista richiede la conferma di iscrizione tramite email (double opt-in) ma tu non la vuoi attivare sui contatti che stai importando, ricorda di selezionare come status di iscrizione: “iscritti” e non “in attesa di conferma”.

A volte gli errori si insinuano nei dettagli più piccoli, presta attenzione alle impostazioni che scegli e controlla sempre che il tuo file di origine sia ben formattato e pronto al caricamento!