Come importare i contatti in una lista
Tempo di lettura: 8 minuti
Difficoltà: Base
Creare una lista è il primo step verso un uso ordinato e funzionale della piattaforma ma una lista vuota non è molto utile, il secondo step sarà quindi popolare la nostra lista con i contatti in nostro possesso.
Dal menù verticale di sinistra basterà andare su Audience > Liste, qui vedremo l'elenco delle nostre liste già create e un bottone per crearne di nuove.
Guarda il nostro video tutorial che ti spiega passo passo come importare i tuoi contatti da file CSV: clicca qui
In questa guida:
Per poter giungere alla funzione di aggiungi iscritti possiamo seguire due strade:
la prima, entrando in elenco liste, cliccare sui tre pallini e quindi su “Importa contatti” in corrispondenza della propria lista di interesse;
la seconda, entrando nella dashboard della lista, selezionando “Azioni contatti” dal menu orizzontale e quindi “importa contatti”.
Adesso potrai importare uno ad uno i contatti, in alternativa puoi premere su "Usa l'import multiplo"
Ora scegli il metodo d'importazione tra:
COPIA E INCOLLA - con questo metodo puoi aggiungere fino a 500 indirizzi per volta;
IMPORTA DA FILE - carica i tuoi contatti da file senza limiti di colonne;
DA URL (metodo avanzato) - scegli questo metodo per importare i contatti da una API JSON pubblica.
DA DATABASE (metodo avanzato) - se hai un database esterno e vuoi caricarlo questa opzione ti permette di sincronizzare facilmente la tua lista, senza importazioni manuali, e dandoti la possibilità di settare ogni quanto tempo effettuare automaticamente l’aggiornamento.
Scegliendo questa opzione potrai importare un file salvato in formato CSV. Il formato CSV è il formato di file generalmente utilizzato per l'esportazione o l'importazione di fogli elettronici (Excel) o database.
Import di un File
Puoi importare file excel solo nel formato .csv
L’importazione tramite file CSV, letteralmente COMMA SEPARATED VALUES, ovvero dati separati da virgola, permette di aggiungere in modo massivo indirizzi email e dati degli iscritti.
Suggeriamo sempre l’uso di EXCEL o di software similare per ordinare al meglio i dati da importare.Il file andrà salvato in formato CSV tramite l’opzione SALVA CON NOME - CSV(DELIMITATO DAL SEPARATORE DI ELENCO).
Dopo aver creato e salvato in CSV un file occorrerà caricarlo nel sistema mediante UPLOAD con un Click sull’icona “Seleziona un file" e selezionando il file dal tuo computer.
Successivamente è importante scegliere il separatore tra i dati (automatico, virgola o punto e virgola).
Se non sei sicuro seleziona automatico, il sistema capirà da solo qual è il separatore utilizzato!
Il separatore dei campi per questo tipo di file è nella maggior parte dei casi il punto e virgola. Questa è una convenzione, ma può variare in base al sistema usato. Ad esempio se utilizzi un foglio di google il separatore utilizzato quando scarichi un file in CSV è la virgola.
Dopo aver selezionato il separatore ti basterà cliccare su Carica Contatti per passare allo step relativo alla mappatura dei campi.
Tramite questa opzione consigliamo di importare fino ad un massimo di 500 indirizzi per volta.
Il copia e incolla è il metodo di importazione che consigliamo nel caso in cui volessi importare un certo numero di contatti da file excel o altri file in cui i dati sono già incolonnati. Ti basterà infatti copiare i dati e incollarli nel box apposito.
La riga di intestazione (es. indirizzo email, Nome, Regione...) è facoltativa.
Nel caso in cui non lo fossero, i campi (indirizzo email, Nome ecc.) devono essere separati da una tabulazione (TAB). La tabulazione è il pulsante della tastiera che di solito sta sulla destra ed è indicato in questo modo: Tab ⇆.
Dopo aver inserito i tuoi dati clicca sul pulsante Carica Contatti e passa allo step inerente alla mappatura dei campi.
La mappatura dei campi consiste nell’ abbinare i dati inseriti con i campi personalizzati presenti sulla lista.
Quindi, se hai inserito, oltre all’indirizzo email, anche dei campi NOME, COGNOME, REGIONE ecc. dovrai aver creato i rispettivi campi personalizzati per accoglierli.
Se la lista è nuova e non presenta campi personalizzati, nel menu a tendina relativo ai campi da associare troverai solo indirizzo email e telefono cellulare principale, i due campi di sistema generati dalla piattaforma.
Pertanto se il tuo database presenta ulteriori campi che vuoi avere anche sulla piattaforma (Nome, Cognome ecc.), dovrai crearli cliccando su "crea un campo" e selezionanado "personalizzato" qualora non presenti tra quelli suggeriti.
Nel caso in cui un campo non sia di tuo intesse, potrai scegliere di scartarlo ovvero non importarlo (selezionando NON IMPORTARE dal menu a tendina).
Ricorda che l’unico campo obbligatorio per una lista "standard", in cui il riconoscimento di un nuovo contatto avviene tramite email, è l’indirizzo email, mentre è il numero di telefono se i nuovi contatti vengono riconosciuti tramite telefono cellulare principale.
Campi di sistema
Indirizzo email e telefono cellulare principale sono due campi di sistema. Se vuoi inviare campagne email dovrai necessariamente popolare il campo indirizzo email, mentre se vuoi inviare campagne SMS dovrai necessariamente popolare il campo telefono cellulare principale e il numero dovrà obbligatoriamente essere preceduto dal prefisso (es. +39)
Clicca il bottone Conferma Mappatura per proseguire con l'ultima fase di importazione.
In quest'ultima fase dovrai rivedere e confermare l'importazione. Il sistema ti mostrerà il riepilogo dei dati che stai per importare.
Inoltre, potrai decidere di assegnare a tutti i contatti che stai importanto un'etichetta (tag):
Più sotto troverai invece, alcune impostazioni che potrai attivare. Tra cui:
Impostazioni di double opt-in (importa il contatto come)
Se la tua lista è impostata con metodo di iscrizione "double opt-in", al momento dell'importazione, potrai scegliere se importare i nuovi contatti come già iscritti oppure come optin peding (in attesa di conferma iscrizione).
Altro
- Invia l'email di conferma iscrizione. Nel caso in cui la tua lista fosse in double opt-in, flaggando l'opzione "invia l'email di conferma iscrizione" invierai a tutti i nuovi contatti un'email di double opt-in.
- Aggiorna i contatti già esistenti. Selezionanado questa opzione potrai aggiornare i contatti già presenti in lista con le informazioni appena inserite. In questo modo la console andrà a sovrascrivere o aggiungere dati nuovi agli indirizzi email duplicati. Se invece non desideri aggiornare i dati degli indirizzi DUPLICATI, ma vuoi scartarli durante l’importazione basta non spuntare l’opzione. In questo caso, nel riepilogo dell'importazione ti verrà indicato il numero di contatti duplicati presenti nel tuo file.
- Esegui gli automatismi collegati a questa lista. Selezionando questa opzione, eventuali flussi di marketing automation e comportamenti post iscrizione collegati a questa lista verranno attivati. Ad esempio, se sulla lista hai attivato un flusso di benvenuto, selezionando questa opzione, anche i nuovi contatti riceveranno il tuo messaggio.
Quando sei pronto per l’importazione clicca su Aggiungi i contatti. L'importazione avverrà in modalità asincrona, ossia potrai tornare a navigare sulla piattaforma mentre il sistema completerà l'importazione. A conclusione dell'importazione riceverai via email un report con l'esito della tua importazione.
Ovviamente, se l'import risulta essere completato immediatamente, potrai visualizzare direttamente in console il riepilogo dell'importazione. Il resoconto disponibile sarà quindi scaricabile anche in CSV.
Durante l’importazione la console esclude automaticamente gli indirizzi email non corretti sintatticamente fornendoti a fine processo la possibilità di scaricare un file con gli indirizzi riconosciuti come non corretti.
Al termine del processo di import ti verrà fornito via email o direttamente in console un report con quanto successo durante l'importazione.
Ecco le informazioni che trovi e come leggerle:
- Campi personalizzati eventualmente caricati
- import status: "updated" (contatti duplicati e aggiornati); "added" (contatti aggiunti); "failed" (contatti non importati)
- import warning, contatti importati ma considerati potenzialmente pericolosi per la tua reputation, come le anagrafiche generiche (es. info@dominio.it).
import error, ossia indirizzi email non importati (failed) in quanto anagrafiche rischiose oppure con errori (es. indirizz email senza ".it").
Errori comuni
- Molto spesso può capitare che un file presenti più valori duplicati al suo interno e che quindi il numero delle righe rilevate sia più alto dei contatti importati.
- Fai attenzione che tutti i dati siano presenti e siano formattati correttamente.
- I contatti già presenti in lista e che vengono aggiornati sono comunque conteggiati come contatti importati.
- Fai attenzione che non ci siano spazi all'inizio o alla fine del campo indirizzo email.
- I dati contenuti nel file devono essere inseriti tutti nel medesimo foglio di excel.
Leggero lo storico
All' interno della lista hai a disposizione uno storico di tutte le importazioni effettuate tramite la consolle che può rivelarsi molto utile per verificare le informazioni principali e capire se c'è stato qualche problema.
Dalla dashboard di lista vai sulla voce "Importazioni", qui vedrai tutte le tue importazioni, ti basterà cliccare l'icona dell'occhio per vedere il dettaglio ed effettuare un download:
Riassumendo:
- Presta attenzione che i tuoi file siano correttamente strutturati (campi incolonnati, nessun filtro/funzione/formattazione).
- Crea i campi personalizzati di cui hai bisogno.
- Scegli un metodo d'importazione.
- Associa i campi personalizzati ai dati importati.
- Procedi all' importazione e scarica il report di fine importazione